TRAINING DOCUMENT CONTROL & FILLING SYSTEM

 

 

Deskripsi

Training Document Control & Filing System membahas prinsip dan praktik terbaik dalam pengelolaan dokumen serta sistem pengarsipan yang efisien di perusahaan atau organisasi. Peserta akan mempelajari bagaimana cara mengelola, mengontrol, dan mengamankan dokumen secara sistematis, serta cara menyusun sistem pengarsipan yang memudahkan pencarian, penggunaan, dan pengawasan dokumen dengan tepat. Pelatihan ini sangat berguna bagi mereka yang terlibat dalam pengelolaan dokumen di berbagai sektor, seperti konstruksi, hukum, keuangan, atau pemerintahan.

Tujuan Training

• Memahami konsep dasar dan prinsip pengelolaan dokumen serta sistem pengarsipan yang efektif
• Mengetahui teknik dan metode pengendalian dokumen yang efisien untuk memudahkan pengelolaan data
• Menguasai cara menyusun sistem filing yang sistematis dan mudah diakses sesuai dengan kebutuhan organisasi
• Meningkatkan keterampilan dalam mengelola dokumen penting dengan menjaga keamanan dan kepatuhan terhadap regulasi

Materi Training

Pengenalan Document Control & Filing System

• Apa itu document control dan filing system dalam konteks manajemen informasi perusahaan
• Peran dan pentingnya pengelolaan dokumen yang efisien dalam organisasi
• Kategori dokumen: dokumen legal, kontrak, laporan keuangan, dokumen administratif, dan lainnya
• Proses manajemen dokumen: penerimaan, penyimpanan, pemrosesan, distribusi, dan pemusnahan

Sistem Pengendalian Dokumen (Document Control)

• Definisi dan tujuan dari document control dalam organisasi
• Pengelolaan siklus hidup dokumen: pembuatan, revisi, pengendalian, dan distribusi dokumen
• Menyusun kebijakan dan prosedur pengelolaan dokumen yang efektif
• Penggunaan software manajemen dokumen untuk melacak status dokumen dan perubahan yang terjadi
• Menetapkan peran dan tanggung jawab dalam pengelolaan dokumen (document controller, administrator, dll.)

Sistem Pengarsipan (Filing System)

• Pengenalan berbagai jenis sistem pengarsipan: manual, digital, atau hybrid
• Teknik pengorganisasian dokumen: pengelompokan berdasarkan kategori, tanggal, nama, atau nomor referensi
• Sistem pengarsipan berbasis klasifikasi: sistem numerik, alfanumerik, dan geografis
• Metode pengarsipan dokumen yang efisien dan mudah diakses
• Penyusunan indeks pengarsipan untuk memudahkan pencarian dokumen

Pengelolaan Dokumen Digital dan Arsip Elektronik

• Pengelolaan dokumen digital dan transisi dari sistem arsip manual ke digital
• Penggunaan perangkat lunak Document Management System (DMS) untuk penyimpanan dan pengelolaan dokumen
• Keamanan data dan perlindungan dokumen digital melalui enkripsi dan sistem backup
• Pengaturan hak akses dan kontrol dalam sistem penyimpanan dokumen digital
• Pemeliharaan dan pemulihan arsip elektronik (backup, disaster recovery)

Keamanan dan Kepatuhan dalam Pengelolaan Dokumen

• Keamanan fisik dan digital dalam penyimpanan dokumen
• Menjaga kerahasiaan dan integritas dokumen untuk menghindari kebocoran informasi
• Kepatuhan terhadap regulasi dan standar pengelolaan dokumen (misalnya, GDPR, ISO 9001, hukum lokal)
• Kebijakan pemusnahan dokumen dan pengelolaan dokumen yang sudah tidak diperlukan (retensi dokumen)
• Audit dan pengawasan pengelolaan dokumen untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi

Pengelolaan Dokumen dalam Proyek

• Pengelolaan dokumen dalam proyek konstruksi dan kontrak: pengelolaan perjanjian, izin, dan dokumentasi proyek
• Sistem pengarsipan proyek yang dapat digunakan untuk menyimpan dan melacak dokumen teknis dan administratif
• Pengelolaan dokumentasi proyek berdasarkan fase proyek: desain, konstruksi, dan pasca-proyek
• Sistem revisi dan kontrol perubahan dokumen dalam proyek yang melibatkan banyak pihak

Teknologi dalam Pengelolaan Dokumen dan Arsip

• Penerapan teknologi dalam pengelolaan dokumen dan arsip: scanning, cloud storage, dan integrasi perangkat lunak
• Penggunaan sistem otomatisasi dalam pengarsipan dan pengelolaan dokumen
• Penggunaan aplikasi berbasis web dan mobile untuk mengakses dan mengelola dokumen dari berbagai perangkat
• Implementasi teknologi terbaru dalam pengelolaan arsip: sistem manajemen arsip berbasis cloud, pengenalan teks otomatis (OCR), dll.

Studi Kasus dan Aplikasi Praktis

• Analisis studi kasus pengelolaan dokumen yang baik dan buruk dalam organisasi
• Aplikasi sistem pengarsipan dalam organisasi nyata dan tantangan yang dihadapi
• Diskusi tentang praktik terbaik dalam pengelolaan dokumen di industri berbeda (misalnya, konstruksi, hukum, keuangan)
• Simulasi implementasi sistem pengarsipan dan pengelolaan dokumen yang efisien

Metode Training

• Presentasi
• Diskusi interaktif
• Studi kasus dan analisis masalah dalam pengelolaan dokumen
• Latihan praktek dalam menyusun dan mengelola sistem pengarsipan
• Workshop penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen (DMS)

Target Peserta

• Manajer dan staf yang bertanggung jawab dalam pengelolaan dokumen dan arsip perusahaan
• Profesional di bidang manajemen proyek yang memerlukan pengelolaan dokumen proyek yang efisien
• Pengelola sistem informasi dan dokumentasi yang bekerja dengan arsip digital dan fisik
• Individu yang ingin memahami lebih dalam tentang pengelolaan dokumen di berbagai sektor industri

 

Jadwal Pelatihan Training 2026
Batch 1 : 21 – 22 Januari 2026
Batch 2 : 11 – 12 Februari 2026
Batch 3 : 11 – 12 Maret 2026
Batch 4 : 22 – 23 April 2026
Batch 5 : 6 – 7 Mei 2026
Batch 6 : 10 – 11 Juni 2026
Batch 7 : 15 – 16 Juli 2026
Batch 8 : 12 – 13 Agustus 2026
Batch 9 : 23 – 24 September 2026
Batch 10 : 14 – 15 Oktober 2026
Batch 11 : 11 – 12 November 2026
Batch 12 : 16 – 17 Desember 2026

Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta.

Lokasi Pelatihan :
Yogyakarta, Kangen Boutique Hotel (8.500.000 IDR / participant)
Jakarta, Hotel Hi Senen (8.500.000 IDR / participant)
Bandung, Hotel Neo DIpatiukur (8.500.000 IDR / participant)
Bali, Hotel Quest Kuta (8.900.000 IDR / participant)
Lombok, Hotel Jayakarta (8.750.000 IDR / participant)
Catatan

Waktu pelatihan Dua+1* hari dengan Biaya tersedia untuk Perorangan, Group, dan Inhouse Training, belum termasuk akomodasi/penginapan.

Untuk biaya dan jadwal training harap menghubungi marketing kembali.

Investasi

Investasi pelatihan selama dua hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in-house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas
Modul / Handout.
Flashdisk*.
Certificate of attendance.
FREE Bag or bagpack.

 

Artikel ini dibuat oleh Insi Lailam, seorang penulis yang aktif menulis artikel sejak awal tahun 2026 di berbagai website. Konsistensinya dalam dunia kepenulisan membuktikan komitmennya untuk terus berbagi informasi, wawasan, serta pemikiran yang bermanfaat bagi pembaca.